First, Take Your Shoes Off - Step by Step Instruction on Empathy

On 7th of September 2014, I delivered a consultation on the topic of People Connection, with a focus on handing conflict. I thought it would be helpful to also publish here the edited version of the speech in both English and Vietnamese. (di chuyển xuống dưới để đọc tiếng Việt)

- - - - - - - - - 

Last year I worked in a very special team for being chosen to work in AIESEC International global team in The Netherlands. AIESEC presents in 125 countries and territories, its global team consists of 22 young people, 18 different nationalities.

If you knew a bit about the topic conflict management, you would understand that conflicts spring from differences. Meaning the more diverse a group is, the easier and bigger potential conflict might happen)

So, 22 young people, 18 nationalities, everyone is bright, proactive and holds strong personal opinions. Interesting situation to learn about people connection and conflict management, isn’t it?

The question is: is conflict good or bad?

The answer is: I don’t know, I guess it is neither good nor bad.

• It always happens at different levels.
• It is necessary.

First lesson: how to approach conflict

• Not afraid or avoid conflicts
• Encourage positive conflicts

Why?

Imagine the process for your team to achieve the goal is the Rubik. If your team only sees one side of the rubik, it will be very difficult, even impossible to solve)

There are teams in which the members never disagree with each other or with the leaders. It is easy to lead that team, but watch out, your team might have fell into the “group think” trap. 10 heads but 1 brain. Your team members might get stagnant in creativity, afraid of voicing their own idea because of the group environment.

Now back to the Rubik, in order to win you need a holistic, thorough perspective. This could be achieved only when each member in the teach felt confident in expressing their personal opinions.

Imagine a chemical experiment, in which each member represents a chemical. The better the member is, the stronger her chemical gets. They could create explosion! Or synergize to form something new, something bigger, better than themselves. So what is the catalyst?

1. Clear, shared team goal
2. Clear culture and working principle
3. Public recognition and reward
4. Private feedback and discipline

However, there is one more catalyst, the 5^th catalyst, the most important one. It is

Empathy

My favorite way to explain empathy is “to put yourself in their shoes”

And right now I’m going to teach you how to put yourself in other’s shoes. Make sure you follow these steps in order.

Step 1: Take off your shoes

“Take off” your ego, which always seek to prove and judge. Only then you could start understand, and ready to wear other’s shoes

Step 2: Put your feet in those shoes

This is when you patiently listen, observe and ask questions to understand the below:

• Strengths, weaknesses
• Past, experience
• Logical thoughts, emotions

How do those shoes do feel, wrapping around your feet? You want to be able to imagine how is it like to be the other person.

Step 3: Walk around to see how it feels

In this step, when already wore the shoes, you want to understand the road the other is walking. So you want to try it out. While you walk on that road, you may start to understand why that person walked that way; meaning why he/she acted or thought or felt that way.

Notice that the point here is not to agree or disagree with that person, the point is just to understand. You can understand and disagree with a person at the same time.

You can create an environment, where it is so safe and positive that each team member feel comfortable to express her own idea, no matter how different it is comparing to the group’s idea; at the same time, she is willing to listen and understand other people’s idea, no matter how different that person’s idea is to hers. If you can create such environment, your team will succeed.)

Coming back to my story: 22 young people, 18 nationalities. Even being leaders of AIESEC, were made many mistakes. One day in October 2013, the darkest day of the term, our conflict exploded to toxic argument, our team fell apart. That night I wrote a letter to the team, I’d like to share with you an excerpt of it:

Every one of us has always strived for excellence, had a big ambition and high expectation in others and in ourselves.

These are the qualities that pushed AIESEC forward. But they are now tearing us apart.

Time after time, we forget that nobody is perfect. Each person has her strengths and weakness, and flaws can’t be erased easily.

So we can finally say to each other that “even though I don’t agree with your actions or your points of view, I understand your intention. I appreciate your courage to be yourself.

Empathy requires our willingness to listen to understand, listen not only with ears but also eyes; put ourselves in others’ shoes and try to walk the road they are walking; see and feel the world through their eyes and heart.

If I could choose one thing, only one, to mend the broken parts of our team, I would always choose empathy

Someone said that “If you are going through well, keep going”. And I still believe that we can handle whatever God gives us, if we find our way back with each other.

I wrote in my team promise that “I will become a better version of myself every day and whatever I do in the team, it will come from a place of love”

This letter also comes from that place

That’s the story I wanted to tell. A 12 month term, 22 young people, 18 nationalities, 1 goal, and we’d arrived.

- - - - - - - - - - - - 

Năm vừa qua tôi được làm việc trong một nhóm rất đặc biệt nhờ được chọn vào ban điều hành cấp cao tại trụ sở chính của AIESEC ở Hà Lan.

AIESEC có mặt tại 125 quốc gia, ban điều hành cấp cao của AIESEC gồm 22 người, 18 quốc tịch khác nhau.

Nếu các bạn đã tìm hiểu một chút về chủ đề quản lý xung đột trong nhóm, thì hẳn sẽ hiểu là xung đột nhóm nảy sinh từ sự khác biệt giữa các thành viên. Vậy có nghĩa là nhóm càng đa dạng  thì càng dễ bất đồng quan điểm, càng dễ xảy ra xung đột.

22 người trẻ, 18 quốc tịch, tất cả đều giỏi, chủ động và có quan điểm cá nhân rõ rãng. Một hoàn cảnh lý tưởng để học về cách giải quyết xung đột.

Câu hỏi là, điều này tốt hay không?

Câu trả lời là tôi cũng không rõ xung đột tốt hay xấu.

• Xung đột sẽ luôn xảy ra, ở những mức độ khác nhau.
• Xung đột là cần thiết.

Bài học đầu tiên:  phương pháp tiếp cận vấn đề:

• Không sợ hoặc né tránh xung đột
• Khuyến khích xung đột tích cực

Tại sao?

Tưởng tượng con đường đạt tới mục tiêu của nhóm các bạn là khối rubic.

Nếu các bạn chỉ nhìn 1 mặt hoặc môt số mặt của khối rubic thì sẽ không thế ch ơi, hoặc sẽ không ch ơi nhanh được.

Có nhiều nhóm không bao giờ bất đồng với nhau, con hát mẹ khen hay. Xin đừng vội vui mừng vì có thể các bạn đã lâm vào tình trạng “tư duy nhóm” (group think). Mười cái đầu như một. Thành viên ỳ trệ về mặt t ư duy sang tạo, không dám nêu lên ý kiến cá nhân của mình vì môi trường của nhóm.

Quay trở về trò chơi rubic, để thắng được bạn cần có góc nhìn tổng quan, thấu đáo và toàn diện. Góc nhìn toàn diện đạt được khi mỗi thành viên trong nhóm tự tin thể hiện quan điểm cá nhân.

Tưởng tượng một thí nghiệm hóa học trong đó mỗi thành viên là môt chất hóa học. Các thành viên càng giỏi thì chất hóa học càng mạnh. Nó có thể làm thì nghiệm nổ tung! Hoặc có thể tạo thành hỗn hợp mới ữu ích hơn. Vậy chất xúc tác ở đây là gì?

1. Mục tiêu chung thật rõ ràng
2. Văn hóa nhóm và nguyên tắc làm việc rõ rang
3. Phương thức khen thư ởng công khai
4. Phương thức kỷ luật nhắc nhở tế nhịn và kín đáo

Một chất xúc tác quan trọng nhất: (nghe thì không hoa mĩ và rất con người nh ưng rất khó có thể đạt được)

Lòng cảm thông

Nhắc đến lòng cảm thông tôi rất thích ví dụ “đặt chân vào đôi giày của người khác”

Và bây giờ tôi sẽ hướng dẫn bạn cách đặt chân vào đôi giày của người khác. Lưu ý là các bước sau cần diễn ra theo thứ tự.

Bước 1: Cởi giày của mình ra

Cởi ra cái tôi luôn muốn thể hiện, luôn muốn đánh giá. Chỉ khi vậy bạn ở sẵn sàng để thấu hiểu, sẵn sang để đeo đôi giày của người khác.

Bước 2: Xỏ giày người kia vào

Bước này là khi bạn kiên nhẫn lắng nghe, quan sát, đặt câu hỏi để hiểu những điều sau của người đó:

• Điểm mạnh, điểm yếu
• Quá khứ, trải nghiệm
• Suy nghĩ logic, Cảm xúc

Bước 3: Đi lại thử cảm giác 

Ở bước cuối cùng này, khi đã đeo đôi giày vào rồi, bạn muốn hiểu được đoạn đường người đó đang đi. Khi bạn đi trên con đường đó, bạn có thể bắt đầu hiểu tại sao người đó lại “đi lại” như vậy, lại có hành động, cảm xúc hay suy nghĩ như vậy.

Lưu ý rằng mục đích ở đây không phải là để bạn đồng ý hay không đồng ý với người đó, mục đích ở đây là để thấu hiểu. Bạn có thể vừa thấu hiểu, vừa bất đồng với một người.

Các bạn có thể tạo ra một môi trường như vậy trong nhóm. Môi trường thật an toàn và tích cực để từng thành viên cảm thấy thoải mái đóng góp ý kiến của mình, bất để là ý kiến mình có khác với ý kiến chung của nhóm đến đâu; và sẵn lòng lắng nghe để thấu hiểu ý kiến của người khác, bất kể rằng ý kiến đó có khác với mình như thế nào.

Trở lại với hoàn cảnh của tôi khi đó , 22 người trẻ, 18 quốc gia. Mặc dù đều đã là lãnh đạo của AIESEC nh ưng cũng mắc rất nhiều sai lầm. Một ngày vào tháng 10 năm 2013, cái ngày đen tối khi xung đột đã trở thành cãi vã và tổn thương nhiều người. Tối hôm đó tôi đã viết một lá thư gửi cho team. Tôi sẽ chia sẻ với các bạn một phần trích của lá thư.

"Tất cả thành viên trong nhóm mình đều muốn đạt được kết quả cao nhất, đều có hoài bão lớn, đều đòi hỏi nhiều từ bản thân và từ người khác.

Chính những phẩm chất này giúp chúng ta đẩy AIESEC lên phía trước. Nhưng chính nó hiện nay đang hủy hoại tinh thần làm việc nhóm. 

Nhiều khi ta quên rằng không ai là hoàn hảo, mỗi người có điểm mạnh và yếu. Và nhiều điểm yếu không  thể khắc phục trong một sớm một chiều. 

Người mà chúng ta có thể tác động đến nhiều nhất chỉ có 1 thôi, là chính bản thân ta. Có lẽ đã đến lúc ta cần thêm chút lòng cảm thông. 

Để chúng ta có thể nói với nhau rằng “Mặc dù  không đồng ý với hành động hay quan điểm của bạn nh ưng  thấu hiểu chủ ý của bạn.  Tôi đánh giá cao việc bạn đã dám là chính mình”.

Lòng cảm thông đòi hỏi chúng ta phải sẵn lòng lắng nghe để thấu hiểu, lắng nghe không những với đôi tai mà còn qua đôi mắt; đeo đôi giày của họ và thử đi đoạn đường người ấy đang đi; nhìn và cảm nhận thế giới xung quanh qua đôi mắt và trái tim của họ.

Nếu mình có thể chọn một thứ duy nhất để hàn gắn lại cách mảnh vỡ của nhóm chúng ta. Mình sẽ luôn chọn lòng cảm thông.

Có ngư ời nói rằng “Nếu bạn đang đi qua địa ngục, hãy tiếp tục bước đi”. Và mình vẫn tin tưởng rằng dù trời có giáng xuống địa ngục nào, chúng ta cũng có thể gánh vác được, nếu chúng ta đoàn kết lại.

Mình đã hứa trước nhóm rằng “ sẽ cố gắng trở thành phiên bản tốt hơn của bản thân mỗi ngày và bất cứ thứ gì  làm trong nhóm,  sẽ đến từ trái tim”

Và lá thư này cũng đến từ nơi đó. “

Đó là câu chuyện tôi muốn chia sẻ với các bạn. Nhiệm kỳ 12 tháng, 22 người trẻ, 18 quốc tịch, 1 mục tiêu và bọn tôi đã tới đích.

- - -

Photo Credit: Kit